«ЭкспоЭлектроника» рекомендует: как необходимо готовиться к выставке, или Невредные советы для экспонентов

Определите ваши цели участия в выставке

На наш взгляд, этот пункт должен быть первым в любом деле, за какое бы вы ни взялись. Ведь именно цели определяют все дальнейшие ваши действия. Применительно к выставкам цели участия могут быть следующие:

1. Установление новых деловых контактов.
2. Презентация новой продукции и/или услуги.
3. Поддержание имиджа компании.
4. Продажа продукции и/или услуг.
5. Получение информации о рынке.
6. Выход на рынок.
7. Изучение деловой активности конкурентов.
8. Обмен опытом.
9. Расширение ассортимента.
10. Поддержание уже существующих деловых контактов.

Задайте себе вопрос: почему вашей компании необходимо участвовать в той или иной специализированной выставке? Все цели и задачи должны быть максимально конкретными и по возможности выражаться в цифрах. После того как вы определили цели, следует направить все свои усилия на их достижение.

Выберите подходящую выставку

Исходя из поставленных целей, определите тот выставочный проект, который поможет вам максимально их реализовать. Для этого: изучите все выставки по вашей тематике, обратите внимание на престижность, время проведения, перечень мероприятий, проводимых в рамках выставки, возможность участия в отраслевых и специализированных конкурсах и самое главное — состав участников и посетителей, ведь именно они являются вашими потенциальными клиентами и партнерами.

Помните, вы всегда можете обратиться к организаторам проекта, которые предоставят вам самую полную информацию и статистику прошлых лет.

Рассчитайте свой бюджет

Наиболее оптимальный способ формирования бюджета — обратиться к менеджеру выставки, который поможет вам подсчитать все расходы. При этом, исходя из собственных возможностей, самостоятельно установите сумму, которую компания готова потратить, подготовьте бюджет в письменном виде, распределите средства и записывайте расходы для последующего анализа. Попытайтесь предугадать все ваши затраты и затем добавьте 10% для покрытия непредвиденных расходов.

Основные расходы, которые необходимо включить в бюджет:

• аренда выставочной площади и дополнительного оборудования;
• дизайн (если у вас нет своего дизайн-бюро) и производство выставочного стенда;
• монтаж выставочного стенда (если вы не используете мобильные стенды);
• доставка оборудования на выставку;
• рекламная кампания;
• производство полиграфической и сувенирной продукции;
• промо-персонал;
• транспортные расходы;
• напитки и закуски для партнеров;
• дополнительные расходы.

Создайте свой стенд, учитывая ваши цели

Место вашего стенда, его дизайн и работа на нем должны работать на достижение целей, которые вы для себя поставили. Поэтому если ваша цель — продажа или презентация продукции компании, то отразите в информационном наполнении стенда ее уникальные качества: что именно сможет получить покупатель, приобретая продукцию именно у вас. Если же ваши цели носят имиджевый характер, то лучше оформить стенд в вашем корпоративном стиле с перенесением основного акцента на ваш бренд.

При этом важно помнить, что посетители передвигаются по выставке достаточно быстро, поэтому решение посетить или нет ваш стенд они принимают за несколько мгновений. Проведите для вашего стенда так называемый «трехсекундный тест». В идеале посетитель за три секунды должен:

• заметить ваш стенд;
• определить, какие товары или услуги вы представляете;
• выделить название и логотип вашей компании.

Количество и специализация персонала стенда также должны определяться поставленными целями. Исходя из определения вашей целевой аудитории отправляйте на выставку инженеров, топ-менеджеров или других специалистов.

Поскольку стенд — ключевая точка контакта с клиентом на выставке, то тема организации пространства и оформления выставочного стенда важна и очень обширна. Узнать все тонкости подготовки стенда вы сможете из статей эксперта в области выставочного бизнеса Николая Карасева на сайте выставки «ЭкспоЭлектроника» в разделе «Советы по участию в выставке» ( www.expoelectronica.ru).

Расскажите о своем участии в выставке

Активно используйте все средства PR и рекламы, чтобы осветить свое участие в выставке:

• Разместите информацию о выставке и вашем участии на корпоративном сайте и профильных интернет-порталах.
• Сделайте рассылку по базе существующих и потенциальных клиентов.
• Общайтесь со СМИ, разместите рекламу и анонсируйте свое участие.
• Проведите брифинг или пресс-конферен-цию, используйте участие в выставке как информационный повод.
• Используйте все маркетинговые ресурсы, которые предоставляет вам организатор: отправляйте новости компании и информацию о новинках, которые будут представлены на выставке; разместите информацию о себе в официальных каталогах и на сайте выставки; участвуйте в конкурсах и деловых мероприятиях, проводимых в рамках выставки; организуйте собственное мероприятие, например презентацию своей уникальной продукции; используйте спонсорские возможности, чтобы выделить себя на выставке среди конкурентов.

Рекламная кампания вашего участия в выставке позволит заблаговременно проинформировать посетителей о ваших предложениях, а также создаст у них ощущение «чего-то знакомого» по отношению к вашей фирме или бренду. В результате на выставке посетители будут выделять вас среди других экспонентов, благодаря чему посещаемость вашего стенда может существенно повыситься.

Позаботьтесь о подготовке полиграфической и сувенирной продукции

Известно, что около 80% посетителей принимают решение о покупке не во время выставки, а в течение трех-шести месяцев после ее окончания, таким образом, полиграфическая продукция обеспечивает информационную поддержку вашей компании.

Информационные материалы должны быть рассчитаны на разные целевые группы и могут включать:

• Визитные карточки. В первую очередь они предназначены для общения с потенциальными клиентами.
• Материалы для целевых посетителей (CD, брошюры, прайс-листы и т. д.).
• Материалы для промо-акций (листовки, флаеры и т. д.).
• Материалы для VIP-клиентов (альбомы, каталоги).
• Материалы для СМИ (пресс-релизы, информация о продукции и компании).

Сегодня сувениры на выставке приобретают все большее значение. Опрос Incomm Research показал, что 52% посетителей задержатся возле стенда, на котором они смогут получить подарок. Сувенирная продукция также может иметь разное назначение, но самое важное — она должна выполнять свою главную задачу: как можно дольше оставаться в поле зрения вашего клиента и продлевать приятное впечатление о вашей компании.

Проведите обучение своего выставочного персонала

Исследования, проведенные в Англии и США, свидетельствуют, что успех выставки на 80% зависит от подготовки и настроя персонала, поэтому так называемые “front line people” всегда должны быть на высоте.

Распределите обязанности и назначьте ответственных за каждый участок работы на выставке. Проведите тренинг для персонала, проинструктируйте о правилах поведения на стенде, проведите тест на профессионализм. Существует множество обучающих курсов, которые могут развить необходимые навыки у вашего персонала. Спросите о них у организаторов.

Участие в выставке можно условно разделить на три этапа: предвыставочный, собственно работа на выставке и послевыставочный. Несомненно, все этапы важны, и на каждом из них решаются различные задачи, тем не менее, на наш взгляд, этап подготовки к выставке наиболее важный, ведь именно предварительная работа, проделанная вами, определяет дальнейший успех или неуспех от участия в выставке. Недаром пословица гласит: что посеешь, то и пожнешь.

По материалам ООО «Примэкспо»